Sibertime Teknoloji ve Bilgi Güvenliği Hizmetleri Ltd. Şti (bundan sonra “Sibertime” olarak anılacaktır) yönetimi, Bilgi Güvenliği Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve Sibertime tarafından verileri işlenen bireylerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Kurulu bu amaçla, uygulanmak ve geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

1.      AMAÇ

Kişisel Veri Koruma Politikası ve Sisteminin amacı, Sibertime’ın kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, Sibertime’ın kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; Sibertime’ın kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

2.      KAPSAM

Politika hükümleri, Sibertime’ın faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır.

Bu politika Sibertime’ın tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır.

3.      TANIMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,

Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini,

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

KKKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

KVKK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

KVKK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi

ifade eder.

4.      SORUMLULUKLAR

Sibertime, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.

Yönetim, yönetici ve denetçi pozisyonlarında olan herkes, Sibertime bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi ve teşvik edilmesinden ve ayrıca bireysel görev tanımlarında yer verilmiş bu konuya ilişkin diğer yükümlülüklerden sorumludur.

Sibertime’ın kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.

Sibertime personelleri, Sibertime’a kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ve sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması ve belgelenmesi konularında görevli birim olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Kuruluna karşı sorumludur.        

Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibi Görev ve Sorumlulukları:

Ekip, Yönetim Kurulu’nu Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.

Ekip, Sibertime’ın politikalarının ve prosedürlerinin güncel olduğunu ve veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.

Ekibin ana görev ve sorumlulukları şunlardır:

• Sibertime, ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye vermek.
• Sibertime personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
• Sibertime’ın veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözlemlemek
• Sibertime’ın kişisel veri koruma politikası ve ilgili prosedür ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katkı sağlamak
• Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında Sibertime içinde sorumlulukları tayin etmek.
• Kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlamak.
• Düzenli denetimler yaparak Kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumu gözlemlemek ve Yönetim Kurulu’na raporlamak.
• Kişisel veri koruma etki analizi raporları için bilgi ve tavsiye vermek.
• KVK Kurulu ile iş birliği ve irtibat halinde hareket etmek.
• KVK Kurulu nezdinde Sibertime’ın irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görmek ve gerektiğinde Kurula bilgi ve tavsiye vermek.
• Sibertime bünyesinde Bilgi Güvenliği Politikasına uyumu gözlemlemek ve gerektiğinde ilgililere bilgi ve tavsiye vermek.
• Bilgi güvenliği olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi için resmi prosedür geliştirmek.
• İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlamak.
• Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye vermek.
• Sibertime bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu ve kullanıldığını ve bunların bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak saklanma koşularını belirlemek.
• Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, makullük, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmeleri yapmak.
• Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrolleri belirlemek ve uygulamak, gerekli olabilecek ilave kontrolleri önermek.
• Sibertime içinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturduğu konuları ve ilgili önerilerini Yönetim Kurulunun gündemine sunmak.

5.      POLİTİKA

5.1    Bildirimler

Sibertime, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. Sibertime, kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.

Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Sibertime tarafından saklanır. 

İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.

Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibi KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla Sibertime’ın veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.

Bu politika Sibertime’ın tüm birimlerini, destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eyleme Sibertime’ın disiplin mevzuatı uygulanacak ve söz konusu ihlalin suç veya kabahat oluşturması halinde durum en kısa süre içerinde ilgili makamlara bildirilir.

Sibertime’ın kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları ve Sibertime ile birlikte çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az Sibertime’ınki kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın Sibertime tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

5.2    Veri Koruma İlkeleri

Sibertime, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Sibertime’ın benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

a.   Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek;

b.   Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek;

c.   Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda açık bilgi vermek;

d.   Yalnızca ilgili ve uygun kişisel verileri işlemek;

e.   Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek;

f.    Sibertime tarafından işlenen kişisel veri kategorilerinin envanterini tutmak;

g.   Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak;

h.   Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemeler, Sibertime’ın hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak;

i.     Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak;

j.     Tüm kişisel verileri güvenli tutmak;

k.   Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde transfer etmek;

l.     Mevzuat uyarınca izin verilen istisnaları uygulamak;

m. Politikanın uygulanması için kişisel veri koruma sistemini tesis etmek ve uygulamak;

n.   Gerektiğinde kişisel veri koruma sistemine taraf olan iç ve dış paydaşları ve bunların Sibertime’ın kişisel veri koruma sistemine ne ölçüde dahil olduklarını belirlemek;

o.   Kişisel verilerin korunması sistemiyle ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personeli belirlemek.

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Sibertime’ın politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

·     Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.

·     Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

·     Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

·     İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

·     İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.

Bu doğrultuda Sibertime gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer verir. Sibertime tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bu bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibi tarafından belirlenir.

Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

·     Sibertime’ın veri sorumlusu olarak kimliği ve iletişim bilgileri,

·     İşlenen kişisel veri türleri,

·     Kişisel verinin işlenme amaçları,

·     Kişisel verilerin toplanma yöntemleri,

·     Kişisel verilerin hangi hukuki sebebe dayalı olarak işlendiği,

·     Kişisel verinin öngörülen saklama süresi,

·     Veri sahibinin hakları,

·     Verinin paylaşılabileceği üçüncü taraflar.

Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.

·     Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar.

·     Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim tarafından Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibine bildirilir. Ekip yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.

Kişisel veriler uygun, ilgili olmalı amaçla sınırlı ölçüde işlenmelidir.

·     Bilgi Güvenliği ve Uyum Ekibi işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmadığını ve işlenmediğini sağlamakla yükümlüdür.

·     Elektronik ve fiziksel tüm veri toplama formları ve bilgi sistemlerindeki veri toplama mekanizmaları Ekip tarafından onaylanmak koşuluyla uygulanır.

·     Ekip her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

·     Ekip yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/ dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

·     Ekip, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin Saklama ve İmha Prosedürü uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.

·     Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir.

·     Sibertime tüm personelin verilerinin doğru ve güncel olarak toplanması ve tutulması konusunda eğitilmesinden sorumludur.

·     Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.

·     Çalışanlar/ müşteriler ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için Sibertime’ı bilgilendirmelidirler. Bu şekilde bir bildirim yapılması üzerine söz konusu kaydın düzeltilmesi ve güncellenmesi ilgili birimin sorumluluğundadır.

·     Ekip veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.

Kişisel veriler, ilgili kişi yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.

·     Kişisel verilerin Back-up vb. gereklilikler nedeniyle gerekli sürenin ötesinde saklanması durumunda veri güvenliği zafiyeti durumlarında bireylerin hal ve özgürlüklerinin korunması için kişisel veriler şifrelenmeli veya anonimleştirilmeli/maskelenmelidir.

·     Kişisel verilerin saklama ve imha prosedürü uyarınca belirlenmiş sürelerin sonrasında işlenmesi için KVK Komitesinin yazılı onayına bağlıdır.

5.3    Veri Sahiplerinin Hakları

Veri sahipleri haklarındaki Sibertime nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

·     Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·     Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·     Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·     Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·     Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

·     KVKK veya bu politika uyarınca işlenmesi için hukuka uygun bir gerekçe veya dayanak bulunmayan kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

·     İsteği üzerine yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·     İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·     Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Sibertime Teknoloji ve Bilgi Güvenliği Hizmetleri Ltd. Şti’ye başvurabilir. Bu kapsamda web sitesinde yayınlanan “Başvuru Formu” nu doldurarak; şahsen kimlik teyidi yapmak, iadeli taahhütlü olarak veya noter vasıtasıyla başvuru formunu ”Altayçeşme Mah. Çamlı Sok. Esas Maltepe Ofispark No:21/21 Maltepe / İSTANBUL" adresine postalamak suretiyle taleplerini iletebilir.

Bu durumda Sibertime Teknoloji ve Bilgi Güvenliği Hizmetleri Ltd. Şti talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Sibertime Teknoloji ve Bilgi Güvenliği Hizmetleri Ltd. Şti Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.